Semaine 1: du 19 au 23 mars
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Ça y est l’immersion professionnelle commence pour moi, j’ai hâte !
Je vais effectuer mon stage en tant que coordinatrice au sein du service Management des groupes et des événements..
J’ai été très bien accueillie par l’équipe puis ils m’ont présenté aux différents services de l'entreprise. L'équipe est maintenant composée de 7 femmes et 1 homme ( mon formateur est Québécois donc j'ai de la chance, car il me fait la formation en anglais et me traduit en français si besoin).
Cette première semaine a été riche en informations. De plus, il faut gérer la barrière de la langue, ce qui n'est pas toujours évident.
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Formation
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Voici une présentation des différents logiciels et processus de management des réservations :
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Phoenix est un outil de finance et comptabilité qui permet d’enregistrer toutes les données des prestations et des nouveaux clients.
Sales forces est un système de prédiction de revenus qui permet de sauvegarder toutes les données du client, les échanges par mail et leurs demandes.
Concernant les documents à remplir pour chaque vente :
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L’invoice (la facture) sur Excel qui rassemble les données du client et le prix de ses prestations avec les dates d’acomptes.
Banquet event order (la commande de l'événement) : récapitulatif de l’évènement, c'est important pour la cuisine, car il présente l’ensemble du repas et de ses étapes (bar, placements du mobilier…).
Service of agreement est le contrat de vente avec les conditions générales de vente.
J’ai pu travailler tout au long de la semaine en binôme pour préparer les documents de ventes puis en autonomie.
Présentation des produits et services de l'entreprise.
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Meeting
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Rdv au PUB canadien 'Toque" avec les cuisiniers et les membres du Toque pour l’organisation d’un événement la semaine suivante, récapitulatif sur le repas, la vaisselle, les équipements.
Événements
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2 événements ont eu lieu cette semaine à taille très différente :
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Vendredi : Événement de 143 personnes au Sky Bistro :
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Accueil de l'entreprise Aona, spécialisée dans la médecine.
Gérer les autobus des clients et les créneaux des gondoles, accueil des clients et superviseur de l’événement, en lien avec la cuisine pour l’enchaînement de la soirée, s’assurer que les clients sont satisfaits de leur soirée et du repas.
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Petite anecdote en passant : quand les clients me demandaient où étaient les toilettes, ils utilisaient tous les mots possibles sauf le mot toilettes : bathroom, restroom, washroom. Du coup, je pensais au début qu'il s'agissait de différents lieux, mais mon formateur m'a dit "Ne te prends pas la tête, dès que quelqu'un te demande quelque chose qui termine par "room", ce sont les toilettes haha comme ça, c'est plus clair.
Samedi : Événements de 28 personnes au Sky Bistro :
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Accueil d’une entreprise américaine d’assurance classée dans le top 50 qui a gagné un voyage d’une semaine au Canada avec des activités, superviseur de l’événement.
Tâches administratives
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-Organisation des plans de salles des événements en fonction du nombre d’invites et des demandes du client.
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-Préparation de la présentation des menus et des plats des événements.
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Semaine 2: du 26 au 30 mars
Cette semaine, j’ai fait la connaissance de la responsable du service qui était en congé. Une personne très humaine et très accueillante également ! Ça y est le service est maintenant au complet, ce qui exigeait une photo de groupe !
Au Canada, le jour de Pâques tombe le vendredi donc petite semaine de 4 jours avec en prime des œufs de Pâques tous les jours, ce qui n’est pas pour me déplaire moi qui suis accro au chocolat.
Formation
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Le logiciel Phoenix pour comprendre les 42 étapes à suivre pour enregistrer un nouveau client ou une demande.
Exercices pratiques avec mon formateur :
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Enregistrement d’un nouveau client sur phoenix transport et des activités pour un groupe de 150 personnes avec le déjeuner sur 2 jours, création de la facture.
Enregistrement d’un nouveau client pour juillet 2018 au Sky Bistro pour un dîner : phoenix + commande + facture + contrat de vente.
Logiciel Wizard : permet de faire les réservations de bus et des attractions toute l’année.
Observation d’un cas de réservation de navette pour 15 personnes.
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Codes promo pour les réservations de bus ou de la gondole : l'objectif est de tester les codes en vérifiant si les pourcentages attribués fonctionnent bien sur le site internet de l'entreprise pour les dates pendant la promotion et ne s'affichent pas pour les dates avant et après celle-ci.
Meeting
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Rdv au restaurant Toque où aura lieu un événement mercredi soir : vérification avec la DMC (Destination Management Company) partenaire de l’événement de l’organisation du restaurant, les placements du mobilier comme les buffets et les derniers détails d’organisation.
Réunions
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-PDG avec les salariés pour faire un bilan de l’année et les objectifs de l’entreprise notamment pour la haute saison.
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-Réunion hebdomadaire d’équipe pour faire un bilan des activités, félicitations 1 par 1 de la responsable pour les membres de l’équipe.
Événement
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Mercredi : Toque :
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Réception de 95 personnes, la même entreprise que samedi dernier pour leur soirée finale.
Accueil des clients, superviseur de l’événement, lien avec la cuisine pour l’enchaînement de la soirée.
Tâches administratives
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-Préparation de la présentation des plats pour l’événement de mercredi.
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-Vérification du fonctionnement des codes promo pour les transports de bus en testant les dates avant, pendant et après la promotion.
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-Recensement des nouveaux uniformes des employés dans la base de données.
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-Sauvegarde des retours/commentaires des clients après chaque événement l’organisateur doit envoyer un mail au client pour connaître son avis sur l’événement, lors de la réception de celui-ci, je dois les sauvegarder dans un dossier en renommant avec le numéro de contrat et le nom du groupe puis modifier un document avec celui-ci et renvoyer un mail à l’organisateur que le retour a bien été enregistré dans les dossiers.
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-Mise à jour du menu du restaurant Toque pour l’année 2019.
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-Mise à jour des contrats des guides touristiques avec les nouveaux membres de l’équipe.
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