Semaine 7: du 30 avril au 4 mai
Déjà au mois de mai ? Ça passe trop vite !
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Missions
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-L'enregistrement de nouvelles demandes de client :
* entreprise américaine pour une croisière sur le lac Minnewanka et les transferts
* entreprise canadienne pour une croisière sur le lac Minnewanka et un déjeuner au Sky Bistro
* entreprise canadienne pour un transfert de l'aéroport, un dîner au Sky Bistro et diverses activités
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-Réceptions de différents acomptes et prix finaux de différents clients
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-Enregistrement de tous les acomptes et prix finaux réceptionnés dans une base de données
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-Divers échanges avec mon 2 è client pour organiser l'événement
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-Modification des contrats des guides touristique avec une nouvelle condition
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Tâches administratives
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- Enregistrements de différents retours clients d'événements passés
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-Modification et impression des présentations des plats avec le nouveau menu du Sky Bistro
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-Préparation et impression des menus du mariage de cette semaine
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Événement
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Dimanche : Mariage au Sky Bistro - réception de 80 invités
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-Accueil des invités à la base du téléphérique avec les tickets
-Superviseure de l'événement
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Waouh, c'était un moment très émouvant ce 1er mariage ! Le toit de Banff Gondola est vraiment magique pour une cérémonie de mariage. Elle offre une superbe vue sur les montagnes, magnifique pour échanger ses vœux de mariage !
Les mariés et leurs parents étaient très émus, c'était tellement beau quand ils faisaient la 1 ère danse avec leurs parents, il y avait beaucoup d'amour et d'émotion (moi qui n'ai pas assisté à un mariage depuis mes 4 ans, j'étais très émue haha).
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Semaine 8: du 7 au 11 mai
Missions
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-L'enregistrement de nouvelles demandes de client :
* entreprise canadienne pour une croisière sur le lac Minnewanka et un déjeuner au Sky Bistro, création de la facture et du contrat de vente.
* entreprise canadienne pour un diner au Sky Bistro
* mariage d'un couple canadien en septembre prochain pour leur cérémonie de mariage et dîner au Sky Bistro
* association canadienne pour différents services de transports
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Tâches administratives
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-Préparation des dossiers pour les guides avec le logo de l'entreprise et le détail de l'itinéraire
-Plan de salle pour un mariage en juin
-Vérification des informations de futurs événements avec le calendrier du lieu de réception et les documents des contrats
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Événement
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Mercredi : dîner au Sky Bistro
J'ai eu l'opportunité d'aller décorer la salle d'un événement très important avant l'arrivée des invités. Cela permet de découvrir une autre partie de l'événementiel.
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Semaine 9: du 14 au 18 mai
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Missions
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-L'enregistrement de nouvelles demandes de client :
*repas au restaurant Toque pour la conférence de presse de l'ouverture du Mont Royal Hotel de l'entreprise en juin prochain
*reception au Mont Royal Hotel pour la cérémonie d'ouverture en juin prochain
*entreprise canadienne pour le tour de Banff et un dîner au Sky Bistro : commande, facture, contrat de vente et réception de l'acompte
*entreprise canadienne pour un dîner au Sky Bistro en septembre prochain : enregistrement de l'opportunité dans le logiciel Sales Forces, commande, facture, contrat de vente
*entreprise canadienne pour l'organisation d'un mariage en 2019 : facture et contrat de vente
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-Tests de codes promo sur une période donnée en juin pour l'ensemble des tours touristiques proposés par l'entreprise ainsi que les navettes entre l'aéroport et Banff
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Formation
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J'ai eu l'opportunité d'être formée cette semaine par une de mes collègues sur la partie comptabilité. Jusqu'ici, je réceptionnai les acomptes et prix finaux des clients sur un logiciel spécifique. J'avais donc envie de découvrir l'autre partie de mon travail. Elle s'occupe de gérer et contrôler les dépenses du service, mais aussi des codes promo, des paiements des clients, des dépenses entre les diverses hôtels de l'entreprise et la gondole. Je vais avoir l'occasion de passer à la pratique la semaine prochaine, je pense.
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Tâches administratives
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-Préparation des dossiers pour les guides touristique avec le logo de l'entreprise et le détail de l'itinéraire
-Réception d'acomptes pour divers événements et enregistrements de ceux-ci dans la base de données
-Enregistrements de différents retours clients d'événements passés
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Événements
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Lundi : dîner au Sky Bistro pour la conférence de l'association des administrateurs financiers catholiques canadiens de Calgary.
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-Gestion de l'arrivée des bus touristiques à la base de la gondole, accueil des 60 invités avec les tickets d'entrée
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Mercredi : Préparation et accueil des guides touristique pour un tour touristique d'une entreprise suédoise de 400 personnes.
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-Recensement des uniformes pour l'ensemble des guides touristique de l'événement
-Accueil des guides touristique et remise des uniformes selon les tailles, enregistrement des codes des uniformes pour le retour de ceux-ci, remise des dossiers de l'itinéraire de la journée,
-Signalisation des 9 bus en fonction des numéros, des guides et des chauffeurs, chargement des déjeuners des clients
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Pas de photos représentatives de ma semaine, mais je me suis rattrapée avec le week-end de 3 jours, de nouveaux articles vous attendent !
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Semaine 10: du 21 au 25 mai
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Lundi était un jour férié au Canada, donc petite semaine
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Missions
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-L'événement de mon 1er client étant la semaine prochaine, j'ai pu échanger avec lui sur les derniers détails de celui-ci : s'assurer du nombre final d'invités, des régimes alimentaires spécifiques ou allergies, l'envoi de la commande pour signature avec l'ensemble de ces informations, récéption du prix final de la facture et enregistrement dans la base de données.
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-L'enregistrement de nouvelles demandes de client :
-entreprise états-unienne pour un déjeuner au Sky Bistro en juillet prochain : enregistrement de l'opportunité dans le logiciel Sales Forces, commande, facture, contrat de vente, acompte
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-Réception d'acomptes pour divers événements et enregistrements de ceux-ci dans la base de données
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-Suite à ma formation en comptabilité, ma collègue qui doit vérifier l'emsemble des programmes du mois de mai entre les logiciels interne et les dossiers m'a confié un cas particulier pour pratiquer.
Je devais donc vérifier la cohérence entre les services enregistrés et montants dans les logiciels avec les documents de vente, les acomptes et paiements finaux réceptionnés et marges. Cela représente de nombreuses étapes, il faut s'accrocher !
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Formation
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J'ai eu l'opportunité d'avoir une formation sur les services de DMC proposés par l'entreprise et de me voir attribuer un 1er contrat de DMC pour pratiquer différents types d'événements, cela demande davantage de détails.
J'ai donc pu créer un nouveau contrat sur nos logiciels interne pour une entreprise souhaitant une réception avec cocktail sur la terrasse du Sky Bistro au sommet du Mont Suphur ainsi qu'un diner pour 80 personnes. Puis créer la commande, la facture et le contrat de vente
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Tâches administratives
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-Préparation des dossiers pour les guides avec le logo de l'entreprise et le détail de l'itinéraire
-Enregistrements de différents retours clients d'événements passés
-Préparation et impression des menus et les étiquettes des noms des clients avec leurs choix de menus des futurs événements
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Événements
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Mercredi : groupe français de l'entreprise Renaud pour une croisière sur le Lac Minnewanka
J'ai eu l'opportunité d'accompagner une entreprise française en voyage incentive dans l'Ouest canadien en croisière sur le lac Minnewanka : c'était MAGNIFIQUE et la couleur de l'eau était turquoise en fin de matinée comparé à la fois où j'y suis allée pour une rando en fin de journée.
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Vendredi : Dîner pour une entreprise québécoise qui a fait appel à une DMC de Banff pour organiser leur dîner au Sky Bistro pour 62 personnes
J'ai pu aider l'entreprise de décoration pour la salle de restauration puis accueillir les clients et superviser l'événement.
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Semaine 11: du 28 mai au 1er Juin
Missions
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-Enregistrement d'une nouvelle demande de client :
- un mariage pour mai 2019 avec réception et dîner au Sky Bistro pour 50 personnes
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-Tests de différents codes promo pour la fin d'année pour des tours touristiques proposés par l'entreprise ainsi que les navettes entre l'aéroport et Banff
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-Création de documents de ventes pour divers événements
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Tâches administratives
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-Enregistrements de différents retours clients d'événements passés
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-Réception d'acomptes pour divers événements et enregistrements de ceux-ci dans la base de données
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-Préparation et impression des menus et les étiquettes des noms des clients avec leurs choix de menus des futurs événements
Événements
-Mardi : groupe états-unien de 20 personnes pour une réception de charcuterie et fromage au Sky Bistro
Il s'agissait de l'événement de mon 1er client ! Cela m'a permis de voir l'ensemble du processus de la création du client à l'événement, tout s'est bien passé le groupe était très content !
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À la suite de cette réception, nous avons enchaîné sur un dîner d'équipe pour le départ en retraite d'une de mes collegues, c'était aussi l'opportunité de tester le nouveau menu du Sky Bistro proposé à nos clients lors des événements : au programme dégustation des vins, charcuterie et fromages, différentes entrées, le plat principal et différents desserts ; DELICIIIIEUX ! Les photos parlent d'elles même !
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