Semaine 3: du 2 au 6 avril
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L'équipe m'a laissé le temps de prendre mes marques et de me familiariser avec l'organisation de travail et la langue. Maintenant, je commence à bien comprendre les processus ainsi que les documents de vente, donc l'équipe peut me confier davantage de missions.
Formation
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Logiciel In Chase : le système de paiement de l'entreprise à distance, il permet de regrouper toutes les informations financières des clients et de procéder aux encaissements des acomptes et des prix finaux des prestations.
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Missions
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Création de nouveaux clients et enregistrements des prestations sur Phoenix et documents de ventes :
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-Tour touristique d'une journée pour une entreprise canadienne en juillet prochain : préparation des documents pour le client avec les options demandées (tour à Banff avec la gondole, Colombia Icefield / tour au Glacier Skywalk, tour et croisière au lac Minnewanka) et observation avec mon formateur des calculs de prix des prestations.
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-Création d'un évènement au Sky Bistro-dîner en juin prochain pour une entreprise canadienne : facture, contrat de vente et encaissement de l'acompte.
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-Création urgente d'une entreprise américaine sur Phoenix en vue d'un événement au Sky Bistro-dîner lundi ; commande, facture et le contrat de vente.
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-Réception au Sky Bistro et le transport pour une entreprise américaine en mai prochain : commande, facture, contrat de vente.
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-Enregistrement d'une entreprise américaine pour effectuer l'ascension à la gondole pour 250 personnes en juin prochain : facture et contrat de vente.
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-Tour touristique à Banff d'une journée comprenant une croisière sur le lac de Minnewanka, ,pêche privée guidée et déjeuner au Sky Bistro pour une entreprise canadienne en juin prochain : contrat de vente.
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-Tests de codes promo.
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Événement
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Mardi : Elk + Avenue Hôtel pour un petit-déjeuner avant la conférence d'une entreprise.
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Rdv à 6h15 du matin (Ça piquait le réveil, je n'avais jamais vu Banff la nuit et aussi désert !, dès que j'entendais des bruits semblables à des animaux, j'accélérais haha).
-Préparation de la salle de conférences, vérification du matériel informatique, check des derniers détails d'organisation, accueil des clients.
-Présentation par ma manager des différents types de chambres de l'hôtel.
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Tâches administratives
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-Création des packages pour les chauffeurs des bus avec un résumé de la course ainsi que le détail de celle-ci et le logo de l'entreprise pour les accueillir à l'aéroport
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-Création de dossier client regroupant un résumé de la demande, la commande des services (bus/activités/restaurant) et sa confirmation de réservation par les différents service, la facture, le paiement du client,
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-Modification de documents avec la nouvelle charte de l'entreprise suite au changement de nom.
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-Préparation du dossier pour un événement lundi prochain avec le menu et la commande.
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-Classement et archivage de dossiers clients du 1er semestre 2018.
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-Organisation du plan de salle pour un mariage de 100 personnes en juin prochain et un dîner au Sky Bistro pour 45 personnes le 12/04.
Team Building
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Soirée offerte par la responsable pour remercier les salariés pour la qualité de leur travail et des très bons résultats financiers du département pour le 1er semestre 2018.
Au programme bières canadiennes et burger party. C'était une très bonne soirée, car cela permet de faire davantage connaissance avec mes collègues en dehors du bureau.
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Semaine 4: du 9 au 13 avril
Cette semaine a été un peu différente de la précédente, car j'étais pas mal en vadrouille (ça y est la saison commence !)
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Missions
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Ça y est, on m'a attribué mon 1er client, j'ai géré tout le processus de la création du client sur Phoenix aux documents de vente: commande, facture, contrat de vente.
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-Vérification de la disponibilité à la date souhaitée du client, réservation d'un bus et calcul des prix du service.
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-Envoie du mail au client avec l'ensemble des documents et rappel de certains éléments comme le prix final, la date de paiement et les éventuelles allergies alimentaires du groupe.
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-Création de la commande pour une entreprise américaine en mai prochain pour le dîner de leur conférence.
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-Création d'une opportunité dans le logiciel Sales Forces.
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-Création d'un client canadien pour un diner au Sky Bistro en avril prochain ; commande, facture, contrat de vente.
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Événements
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Mardi: Sky Bistro- dîner de 26 personnes pour une banque canadienne.
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-Vérification de l'organisation de la salle et du mobilier selon la demande du client,
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Mercredi : Accueil des clients a l'aéroport de Calgary.
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-Vérification des écrans d'affichages si les 9 vols des différents clients ne sont pas annulés, retardés ou avancés et leurs portes d'arrivées. L'accueil des clients à l'aéroport est très important, car il s'agit de la première impression dans le pays.
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Samedi : Sky Bistro - déjeuner de 36 personnes pour une classe d'un lycée de Calgary.
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-Superviseure de l'événement
Pendant ma pause, j'ai pu tester sur le toit de Banff Gondola le tire d'érable, c'est une spécialité québécoise avec de la neige et du sirop d'érable chaud : miaaaam
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Réunion
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Les ressources humaines ont organisé une réunion d'intégration pour les nouveaux salariés de l'entreprise et saisonniers, celle-ci permet d'en connaître un peu plus sur l'entreprise et ses prestations, mais aussi de faire la connaissance des nouveaux collègues venus du monde entier. La semaine prochaine, nous partons 2 jours en excursion tous ensemble pour se familiariser avec des attractions de l'entreprise.
Durant cette réunion, nous avons également participé au programme des ambassadeurs de Banff qui consiste à en apprendre plus sur la ville de Banff, ses activités, sa faune et sa flore, mais aussi les actions à réaliser pour être un bon ambassadeur notamment vis-à-vis de l'environnement, mais également des personnes qui nous entoure. Ce programme se réalise en 2 étapes : la première est la réunion et la 2è un tour touristique dans la ville.
À la fin de ces 2 étapes nous obtiendrons une carte d'ambassadeurs offrant de nombreux avantages dans la ville notamment les entrées aux musées gratuites.
Tâches administratives
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-Modifications de documents avec la nouvelle charte graphique de l'entreprise
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-Enregistrements de retours clients de différents événements récents
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-Création des packages pour les chauffeurs des bus avec un résumé de la course ainsi que le détail de celle-ci, et le logo de l'entreprise pour les accueillir à l'aéroport
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-Création de plan de salle pour un événement de 80 personnes
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Semaine 5: du 16 au 20 avril
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Cette semaine, j'ai eu le plaisir de participer aux 2 jours d'excursions pour les saisonniers l'entreprise, je n'ai donc travaillé que 3 jours.
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Missions
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-Échanges par mail avec mon futur client: retrait de l'acompte, réservation des billets pour le téléphérique, modification du statut de l'événement dans Phoenix et pour l'équipe et modification de la facture selon la demande.
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-Calculs de prix pour un tour touristique en mai 2018.
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-Tests de différents codes promo pour l'année 2018.
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Réunions
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J'ai pu m'entretenir avec mon formateur et ma manager pour faire le point sur mon 1er mois dans l'entreprise, mon ressenti sur mes missions actuelles et échanger sur les futures missions qui me seront confiée. Ma manager en a profité pour me féliciter pour mon travail accompli durant le mois (mes progrès en anglais, et dans ma formation des différents processus de gestion). C'est motivant pour la suite !
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Les 2 jours d'intégration
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Ces 2 jours d'excursion permettent de comprendre les différents types de tourisme proposés par l'entreprise (tours individuels, public)
Cela permet de faire connaissance avec les nouveaux saisonniers et se familiariser avec les produits de l'entreprise.
Le 1er jour nous sommes allés au Lac Louise à Banff, puis le Lac Maligne ainsi que le Maligne Canyon à Jasper (ces sites ne sont pas encore ouverts au public, mais c'est pour avoir des informations complémentaire pour les clients)
Nous avons séjourné à l'hôtel "The Glacier View Inn" qui offre une très belle vue sur le Glacier Athabasca, les chambres sont spacieuses et l'hôtel offre un très bon service de restauration.
Le 2è jour nous nous avons pu tester les tours Ice explorer et Glacier Skywalk ainsi que les chutes d'Athabasca ; c'était MAGNIFIQUE! (vous pouvez retrouver le détail de ces excursions dans la partie de mes escapades).
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Tâches administratives
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-Vérification des dates d'ouverture des attractions sur le site avec les dates indiquées sur les brochures diffusées au public.
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-Enregistrements de retours clients de différents événements récents.
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Semaine 6: du 23 au 27 Avril
Missions
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-Différents échanges avec mon 1er client pour la préparation des documents de ventes et de l’événement
-Création de mon 2è client sur Phoenix, préparation de la facture, du contrat de vente et ajout de l’opportunité dans le logiciel sales forces, réservation et confirmation du service de transports
-Encaissements de différents acomptes et prix finaux pour des futurs événements sur le logiciel In Chase Payment
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-Réservation pour un client de 2 billets pour le Glacier Adventure et Skywalk, sur le logiciel The Pacific Wizard
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-Tests de différents codes promo pour la fin d’année
Tâches administratives
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-Enregistrements de différents retours clients d’événements passés
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-Préparation d’un plan de salle pour un futur événement
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-Vérification de différentes notes de frais
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-Ajout de différents contacts pour un meeting dans le logiciel Sale Forces
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-Inventaire du stock des snacks pour les clients en excursion
Événement
Samedi : Dîner au Sky bistro pour 78 personnes
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Accueil de l’entreprise canadienne Pinacle spécialisée en banque et assurance
-Gestion de l’arrivée des bus des clients, accueil avec les tickets pour le téléphérique, superviseure de l’événement
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