Juin déjà? Je n'ai même pas vu le mois de Mai passé que l'on est déjà en Juin, c'est fou comme le temps passe vite!
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Semaine 12: du 4 au 8 Juin
Missions
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-Mon premier événement étant la semaine dernière, j'ai pu m'occuper de la dernière étape du processus à savoir la réception de la facture finale envoyée par le restaurant avec le détail des consommations d'alcool, ensuite j'ai calculé et comparé les montants entre leur facture et la mienne pour voir si le client nous devait quelque chose en ayant consommé davantage que prévu ou si l'entreprise leur devait quelque chose.
Dans le cas présent ils ont moins consommé que prévu, j'ai donc rempli un formulaire avec l'ensemble des coordonnées de l'entreprise pour le remboursement.
J'ai ensuite envoyé un mail à ma cliente avec la facture finale, je l'ai informé du remboursement et demandé un retour sur l'événement.
Le retour a été très positif ;"Nous avons passé un très bon moment, le personnel était très poli et attentionné. J'ai apprécié travaillé avec vous et je reviendrai vers vous pour nos futurs événements. Merci beaucoup pour votre aide Noémie."
J'ai ainsi partagé ce retour à mes collègues qui étaient fiers de moi et de mon travail donc c'est motivant pour mes autres événements.
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-Échange avec mon 2e client pour le choix du menu et des détails d'organisation pour le transport du groupe depuis Calgary
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-L'enregistrement d'une nouvelle demande client :
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- un dîner au Sky Bistro pour une entreprise canadienne en octobre prochain pour 80 personnes : commande, facture, contrat de vente, enregistrement de l'opportunité dans notre logiciel.
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-Tests de différents codes promo pour la fin d'année pour des navettes entre l'aéroport et Banff
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-Modification du nombre d'invités dans les documents de ventes pour divers événements ainsi que dans nos systèmes, demande auprès de ma collègue pour la modification du nombre de billets pour l'ascension du Mont Suplhur avec notre téléphérique.
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-Création d'une base de données avec les coordonnées des différentes DMC partenaires de l'entreprise pour des contrats en 2019
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-Réception de paiements pour divers événements et enregistrements de ceux-ci dans la base de données
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Tâches administratives
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-Enregistrements de différents retours clients d'événements passés
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-Préparation des dossiers pour les guides avec le logo de l'entreprise et le détail de l'itinéraire
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-Préparation et impression des menus pour les événements de la semaine ainsi que la présentation des plats pour un mariage.
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Désolé pour les petites photos hebdomadaires, mon téléphone est en train de me lâcher donc ça va être un peu compliqué pour les prochaines semaines ...
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Semaine 13: du 11 au 15 Juin
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Missions
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-Cette semaine, j'ai pu échanger avec mon 2e client dont l'événement est la semaine prochaine pour avoir des informations sur le choix du menu, les régimes alimentaires et d'éventuelles allergies du groupe et ainsi finaliser la commande.J'ai réceptionné le paiement final et préparer l'itinéraire détaillé de la journée pour leur transfert de Calgary ainsi que leur dîner. J'ai ainsi pu créer le dossier pour le conducteur avec celui-ci et le logo de l'entreprise pour la signalisation du bus.
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-Préparation de la commande pour mon 3e client en juillet pour un déjeuner au Sky Bistro.
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-Nouvelle mission liée à ma formation en comptabilité avec ma collègue ; Avec un relevé mensuel des enregistrements des entrées pour notre téléphérique lié à nos événements, je devais vérifier si les enregistrements du relevé correspondaient à ceux enregistrés dans notre logiciel. En cas de différences, je devais vérifier dans le dossier du client le numéro de réservation de l'attraction avec le détail du nombre de personnes. J'ai ainsi vérifié les mois de mai et juin.
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-Réception de paiements pour divers événements et enregistrements de ceux-ci dans la base de données.
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Tâches administratives
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-Enregistrements de différents retours clients d'événements passés
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J'ai eu le plaisir d'être invité par l'entreprise pour passer une nuit à l'hôtel Mont Royal avant sa réouverture, c'était super!
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Semaine 14: du 18 au 22 Juin
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Missions
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-Création d'un itinéraire pour un couple souhaitant aller à Jasper en août et connaître les meilleurs arrêts sur la promenade des glaciers ; j'ai donc effectué des recherches, classé les arrêts dans l'ordre de Banff à Jasper avec des photos et des descriptions. J'ai apprécié ce travail, car cela change de ce que j'ai l'habitude de faire.
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-Mise à jour de différents documents de vente
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-Réception de la facture finale du restaurant de mon 3è client, échanges sur le retour d'expérience. Celui-ci a été positif " Nous avons passé un merveilleux moment et tout le monde a apprécié le repas, merci ". J'ai ainsi partagé cet avis à mes collègues et sauvegardé le mail ainsi que l'avis dans un document spécifique.
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-Échanges avec mon 4è client sur la logistique de l'événement ainsi que les menus en juillet.
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Événement
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-Mardi matin : Conférence de 200 organisateurs de mariages du monde entier ( Engage 18) venant à Banff afin de promouvoir le lieu de réception du Sky Bistro. Pendant leur séjour, ils ont pu découvrir le Sky Bistro ainsi que sa terrasse afin de prendre des photos du lieu, discuter avec mes collègues. Ils étaient impressionnés !
J'ai pu les accueillir à leur sortie du bus et leur remettre leurs tickets pour le téléphérique ainsi qu'un document présentant les services de mariages au Sky Bistro. À leur retour, je devais m'assurer que tout c'était bien passé et les rediriger vers leurs bus.
Comme nous avons commencé à travailler à 6h30 du matin, la responsable nous a gentillement offert le petit déjeuner.
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Tâches administratives
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-Préparation des dossiers pour les guides de différents clients avec le logo de l'entreprise et le détail de l'itinéraire
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-Enregistrements de différents retours clients d'événements passés
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-Réception et recensement des nouveaux uniformes dans la base de données
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J'ai pu tester en avant première une nuit avant la réouverture de l'hôtel Mont Royal , c'était super!
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Semaine 15: du 25 au 29Juin
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Missions
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- Pour la partie comptabilité, j'ai pu vérifier certains programmes du mois de mai entre les logiciels interne et les dossiers .
J'ai pu vérifier la cohérence entre les services enregistrés et montants dans les logiciels avec les documents de vente, les acomptes et paiements finaux réceptionnés et marges.
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-Mise à jour des contrats des guides.
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-Echange avec mon 4è client sur le choix du menu.
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Événement
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-Mardi matin : C'était le jour du grand événement de l'hôtel Mont Royal pour sa réouverture avec les médias. J'ai donc aidé mes collègues a receptionner le matériel de location et aider à décorer les lieux.
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-Mardi soir : Diner au Sky Bistro de 115 personnes
J'ai pu accueillir l'ensemble des invités à la sortie de leur bus et leur remettre leurs tickets pour le téléphérique.
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Team Building
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Nous avons été invité par le service réservation pour une soirée au bowling avec apérétifs et pizzas, très bonne ambiance!
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