J'ai vraiment du mal à croire que l'on est dejà en Juillet c'est dingue! Les semaines s'enchainent à une vitesse!
Semaine 16: du 2 au 6 Juillet
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Petite semaine car lundi était férié, jeudi en observation dans un autre département et vendredi après-midi au Stampede de Calgary
Missions
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-Échange avec mon 4e client pour la confirmation des derniers détails d'organisation : Nombre final d'invités et les éventuelles allergies
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-Tests de différents codes promo
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Formation au service de réservation
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J'ai eu l'opportunité d'aller une journée au service de réservation afin de voir les 2 parties :
D'une part le service client où j'ai pu rencontrer un agent de réservation. la manager plus particulièrement.
Elle m'a montré les logiciels qu'ils utilisent pour les attractions/bus et les hôtels puis j'ai pu écouter et suivre tous les appels qu'elles recevaient des clients en direct ; elle demande les informations suivantes ; Nom, prénom du client et email , nombre de personnes, dates et heures souhaitées et informations bancaires.Elle vérifie les disponibilités puis le logiciel envoie directement le voucher au client par mail.
J'ai trouvé ce travail assez stressant car le service est overbooké et ils passent toute leur journée au téléphone et il faut veiller à ne pas laisser trop de clients en attente sur la ligne, sachant que tout est affiché sur un grand écran avec la durée des appels par produit et les personnes en attente.
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L"après-midi j'ai pu découvrir le service réservation en B to B c'est à dire en lien avec les groupes d'entreprise, agences de voyages / tour opérateurs .Ce service gère les réservations d'attractions pour les groupes de plus de 15 personnes donc nous sommes régulièrement en lien avec celui-ci car nous organisons de grands événements.
Ils ont des entreprises partenaires dans le monde entier : Royaume-Uni, Amérique du Sud, Australie, Asie.
La personne m'a montré un exemple de réservation qui est un logiciel différent de l'autre service.Ce service peut organiser des événements plusieurs mois en avance ou bien 1 an en avance donc cela demande beaucoup d'organisation. Chacun des membres de l'équipe gère ses attractions/hôtels de l'entreprise en fonction des types de clients du tourisme.
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Tâches administratives
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-Enregistrements de différents retours clients d'événements passés
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-Préparation et impression des menus pour les événements de la semaine ainsi que la présentation des plats pour un mariage.
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Semaine 17: du 9 au 13 Juillet
Missions
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-Échange avec mon 4e client et mise à jour de la commande et de la facture, réception du paiement final et enregistrement de celui-ci dans la base de données.
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L'enregistrement d'une nouvelle demande client :
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- une croisère privé sur le Lac Minnewanka pour un mariage en août prochain.
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-Création d'une base de données des retours clients pour les années 2017 et 2018
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-Tests de différents codes promo
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Tâche administrative
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-Préparation et impression des menus pour les événements de la semaine ainsi que les présentations individuelles des menus des invités.
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Semaine 18: du 16 au 20 Juillet
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Cette semaine a été très calme car nous rentrons dans la période où les entreprises sont en congés, il y a donc moins d'activités pour mon service qui gère les grands groupes uniquement. Ils préparent les événements de la rentrée, de Noël et 2019.
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Missions
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-Suite à mon dernier événement, j'ai pu m'occuper de la dernière étape du processus à savoir la réception de la facture finale envoyée par le restaurant avec le détail des consommations d'alcool, ensuite j'ai calculé et comparé les montants entre leur facture et la mienne. Tout était correct.
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Evénement
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Lundi : C'était l'événement de mon dernier client pour un déjeuner de 22 personnes au Sky Bistro.
J'ai pu accueillir le groupe et superviser l'événement
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Tâche administrative
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-Enregistrements de différents retours clients d'événements passés.
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Semaine 19: du 23 au 27 Juillet
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Missions
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-J'ai pu mettre à jour et préparer les tableaux de prix des produits touristiques de mon service pour l'année 2019
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-Tests de différents codes promo
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Evénement
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Jeudi; Grand événement de 254 personnes à la gondole. L'ensemble du batiment était réservé pour l'occasion.
J'ai géré l'arrivée des 5 bus avec les clients, et j'ai pu leur remettre leurs tickets pour le téléphérique. Il fallait aussi gérer l'arrivée des touristes et leur expliquer qu'ils n'avaient pas accès et qu'ils pouvaient revenir le lendemain...
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Tâche administrative
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-Enregistrements de différents retours clients d'événements passés.
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Semaine 20: du 30 Juillet au 3 Août
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Missions
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- Enregistrement d'une nouvelle demande client pour un groupe de 34 personnes, afin de réaliser un programme sur 2 jours en septembre: Banff Gondola, croisière sur le lac Minnewanka et Columbia Icefield
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-Tests de différents codes promo
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Tâche administrative
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-Enregistrements de différents retours clients d'événements passés.